法令の遵守

当組合で業務に従事するすべての者は、個人情報に関する法令および個人情報保護方針に基づく｢個人情報保護に関するガイドライン｣を遵守し個人情報を正確かつ安全に取り扱うことによりお客様の情報を守り、その信頼に応えます。
適切な個人情報の収集および利用の基準とこれを運用する規程により、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などが起こらないようにするための行動規範、具体的ルールを定めます。

組織体制

当組合は全組織的な体制により個人情報保護を実施・運用します。

• 1) 役員およびすべての従業員は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
• 2) 個人情報保護管理者を選任し、コンプライアンス・プログラムの実施および運用に関する責任および権限を与え、業務を行わせます。
• 3) 個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報保護監査を実施します。個人情報保護監査に基づき、社内の規定、運用の内容を設定します。
• 4) 取引のある企業および個人に対し、規定の日的達成のための協力を要請します。
• 5) 本基本方針の概要は、当組合のホームページ、ハート通信、組合案内などに掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。
• 6) コンプライアンス・プログラムは継続的に改善してまいります。

個人情報保護の考え方が適用される範囲

当組合の個人情報保護の考え方は、お客様が当組合のサービスを利用している時に適用されます。
また、お客様が当組合のサービスを利用される際に収集された個人情報は、個人情報保護の考え方に従って管理されます。

情報の収集と利用

当組合は、お客様が当組合のサービス利用・ホームページの閲覧および、こころの会岡山県本部(以下｢本部｣という)の会員管理簿やハート通信・機関紙の懸賞広告等に応募する際など、または既に公表された情報によって個人情報を入手する場合があります。

• 1) 当組合は、お客様が本部に会員登録される際、氏名・家族構成(同居の有無等を含む)・生年月日・性別・郵便番号・伴所・電話番号・勤務先(職業・業種)などの記入をお願いしております。
• 2) お客様がご利用いただくサービスの種類によっては、さらに詳しい個人情報をお尋ねする場合があります。
• 3) 当組合は、本部等から入手した個人情報を、当組合が保有している情報と組合せて使用する場合があります。
• 4) 当組合は、お客様が問合せた内容などの情報を必要に応じて記録します。
• 5) 当組合は、収集した個人情報を大きく分けて以下の目的に利用します。
  • (1) 葬儀・仏事の際に、飛鳥グループ指定業者によるサービスおよび各種商品の情報提供と見込み客の発掘
  • (2) 当組合が業務提携する指定店・協力店等と合同で行う各種イベント・集会の告知・案内
  • (3) お客様に特別なサービスや新しい商品などの情報を的確にお知らせするため
  • (4) モニター発掘によって、世論調査・意向調査を行い、葬儀サービス・商品の内容をより充実したものにするため
  • (5) お客様が、目にする当組合のパンフレット・チラシなど広告内容を変更する場合の参考資料。
  • (6) 必要に応じてお客様に連絡をするため
  • (7)お客様の利用状況や利用環境などに関する調査を実施し、組織内部門向けにさまざまな報告を行うため

情報の開示・訂正等

お客様は収集された個人情報を開示するよう求めることができます。
開示の結果、当該個人情報に誤り等がある場合、お客様は当組合に対して当該個人情報の訂正、追加または削除を求めることができます。その際、特別な事情が無い限り、ご本人様であることを確認させていただいた上で、削除・追加・訂正に応じます。

外部への情報提供

当組合は、以下の場合を除いて、当組合が収集した個人情報を外部に提供することはありません。

• 1) 情報開示や共有についてご本人の同意がある場合
• 2) お客様が希望する商品やサービスを提供するために、情報の開示や共有が必要と認められる場合
• 3) お客様に商品やサービスを提供する目的で，等組合からの委託を受けて業務を行う会社が情報を必要とする場合(当組合は、会員情報に関する業務を第三者に委託する場合は、｢個人情報管理に関する業務契約書｣を交わし、当組合が会員に特にお知らせした場合以外の個人情報を上記目的のために必要な限度を超えて利用することは致しません。)
• 4) 法令により、裁判所や警察等の公的機関から、正式な照会を受けた場合
• 5) お客様の行為が、当組合利用規約やガイドライン等に抵触し、当組合の権利、財産やサービス等が侵され諸般に支障を来たす恐れが生じると認められ、これらの保護を必要とする場合
• 6) お客様の生命、身体および財産等に対する差し迫った危険があり、緊急の必要性がある場合

個人情報の管理

当組合が収集した個人情報を正確かつ最新にするために、適切な処置を講じます。また、個人情報への不正なアクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩することを防止するため、必要と考えられる安全対策を講じます。

個人情報の取り扱い

お客様の個人情報は、個人情報保護の原則のもとに責任をもって管理し、第三者への開示はいたしませんが、当組合及び各指定協力業者において、お客様に役立つ生活情報・DM、カタログ、Eメールなど当組合およびグループ内の営業ご案内に使用する場合があります。この場合お客様よりの申し出があれば、これら一切の営業ご案内活動は、差し控えます。

保護方針の改訂

今後、当組合は、個人情報保護の考え方の全部または一部を改訂することがあります。
重要な変更がある場合には、当組合のホームページ、ハート通信などにおいて分かりやすい方法でお知らせします。

ご質問やご提案

当組合が保有する個人情報の取扱にご意見があるなどの場合に備え、ご本人からのご連絡・お問合せを受け付けることができる窓口を設置します。個人情報保護に関するご連絡・お問合せおよび個人情報の開示、訂正または削除を要求される場合は下記の個人情報に関する相談窓口までお問合せ下さい。

• 組織名：飛鳥グループ協同組合
• 住所：岡山市南区福富中1-1-7
• 電話：086-261-1120　
• 個人情報保護管理者　中居 悦子